脱獄リーマン直伝！決定版優先順位の付け方

こんにちは、パワハラ環境を努力で脱出した脱獄リーマンです。僕は以前、会社の仕事に忙殺されて、何から手をつければいいのかわからなくなっていたことがある。

仕事の優先順位は、上司の指示やプロジェクトの進行度よりも大事な、検討のコツがある。

今日は、その優先順位の付け方をまとめておく。中長期的な視点での優先順位付けの手法としては決定版と言ってもいいと思うぞ！

優先順位の付け方

まず、これは様々な成功ノウハウ本で紹介されている読書好きなら耳にタコができるほど見る珍しくもなんともない考え方だ。答えはこれ！

重要性と緊急性のマトリクス

ただ、有名なだけあって、成功するためには絶対に身につけた方が良い考え方なんだ。

やり方は、自分がやるべきことを重要性と緊急性の2つの軸で分類して、どの順番でやるかを決めるだけだ。何年も何も成長してない人はこの考え方を知らないか、明確にミスを犯している可能性が高い。

重要性とは、自分の目標や価値にどれだけ貢献するか。緊急性とは、期限や結果にどれだけ影響するか。重要性と緊急性を使って、自分がやるべきことを以下の4つのカテゴリーに分け、そのマトリックスを示してみる。これが、超有名だ。このうち、2と3が重要！

このマトリックスを使って、自分がやるべきことの優先順位を決めていくんだ。では、優先順位の決め方の原則を示しておく。

優先順位の4つのタイプ

重要かつ緊急のこと

「か、か、火事だーっ！！」

重要かつ緊急のことは、最優先でやるべき。これらのことは、自分の目標や価値に大きく関わり、期限や結果にも重大な影響を及ぼす。例えば、締め切りが迫っているプロジェクトや、重要なクライアントとのミーティングだ。とにかくすぐに行動に移し、完了させること。先延ばしにすると、ストレスや焦りが増し、仕事の質が低下する。逆に優先することで、仕事の成果や満足度を高まる。

ただ、放っておけないので、必然的に最初に処理される。なので意識は特に要らない。。。

重要だが緊急ではないこと

「このパワハラ上司の説明書を作っておくか」

2番目にやるべきこと。これを意識しないと、3番目の問題に優先度負けするぞ！

自分の目標や価値に大きく関わるが、期限が甘いとか無いとか、結果としての反映が遅いものが多い。例えば、トラブルの未然防止措置、自己啓発のための読書や勉強、長期的な計画や戦略の立案だ。期限設定が甘い又は無いため、自主的かつ計画的に時間を割いて、着実に進めないと一生やらない可能性すらある。後回しにすると、いきなり重要かつ緊急な事象に変わったり、何も変わっていない自分を生み出すぞ。

在籍5年、10年あたりの同僚、上司を観察して、同じ職場環境にいるのに到底比較にならない2人がいることだろう。それは、ここを気にして行動していたかが分かれ目になっているだろう！

緊急だが重要ではないこと

「急いでこの書類を隣の机に置いてくれ！」

優先順位3番。これが、周りから忙しくさせられている人や、楽な方に逃げようとする人が間違えて2番目に持っていきがちな事である。これは緊急で処理するよりも省力化することを考えるべき。

これは期限があるが、自分の目標や価値にはあまり関係ないことが多い。例えば、日常的なルーチンワークや、窓際族の承認欲求を満たすための依頼や要望。緊急だが重要ではないことは、できるだけ時間や労力をかけないようにすることが必要だ。他人から星の数ほど振ってくる。

省力化する方法を挙げておく。僕は、自動化が断然おすすめできる。あなたにプログラミングの知識や実力がないとしてもだ。その理由は別の機会に記事にしようと思う。

• 自動化する：ルーチンワークならば、Excelのマクロやプログラミングで自動化する。
• 委譲する　：自分以外の人に任せることができるなら、委譲する。
• 簡素化する：必要な最低要件を明らかにし、簡素化する。
• 拒否する　：やる必要がないと判断できるなら、丁寧にその理由を説明し、拒否する。

重要でも緊急でもないこと

「私の友達の友達の友達の友達の家の隣に嵐の相葉くんが住んでるんだよね」

やらないべきことだ！例えば、SNSやゲームやテレビなどの娯楽や、無駄話やゴシップなどの雑談。会社内で言えば、ネットサーフィンはもちろん、仕事への根拠不明確な謎のこだわりもここに入る。

自分の時間やエネルギーを無駄に消費し、大抵の場合、楽だったり、快感だったり、中毒を伴うものが多い。1番目とは別の意味で放っておくと、やってしまうものだ。

1番やらなくてもいい事を、ふと気がつくとやってしまっている。やめるには強い意志が必要。この項の冒頭「隣の家…」のくだりでわかるように、他人からも星の数ほど落ちてくる。人間関係を壊さないように注意しつつ回避するんだ。雑談の中でも、人間関係作りに必要な中身のある会話、例えば家族関係とか趣味の話はある程度はやった方が良い。

対処法は、3番目の緊急だが重要でないこととほぼ同じ。加えて下記。

• 目標を設定する：自分の目標、価値、責任に影響がないことから離れることができるようになる。

まとめ

以上が、僕が実践している、決定版優先順位の付け方です。この方法で、仕事の効率と質を絶対に上げることができるぞ！絶対だ！

優先順位の付け方は、ビジネスだけでなく人生全般にも使える考え方だよ。それはまた別の機会にでも。