【無能から有能へ】頼む！アジェンダ(議題)を用意してから話してくれ！

ども。パワハラ環境から自力で脱出した脱獄リーマンです。

今日はアジェンダを共有しないことの恐ろしいまでの無能さについて説明しよう。

現代のビジネス環境では、会議のアジェンダの共有はコミュニケーションの基本だ。しかし、中にはアジェンダを事前どころか当日にすら共有せず、口頭でのみ進行する人間が存在するんだよね。この行為は、効率的な会議の流れを阻害し、参加者の混乱を招く。

全くアジェンダがない場合に限らず、アジェンダはあるが、アジェンダにないことを一定時間喋り出す人間もこの記事で扱う。

アジェンダ共有の重要性

「事前に整理したら、皆が楽になる！」

会議開催者が楽をして、会議参加者に迷惑をかける。
当然のことを整理しておこう！この順番で上から下に行くほどだ。

1. アジェンダが事前に共有されているミーティング
2. アジェンダが当日に共有されるミーティング
3. アジェンダがあるが口頭で進められるミーティング
4. アジェンダがないミーティング

アジェンダの共有は、会議の目的と方向性を明確にし、参加者が準備を整えるための重要な手段だ。これは下準備のフェーズから言えることだ。

会議当日や会議より前に共有されたアジェンダは、議論の枠組みを提供し、各参加者が会議の流れを追いやすくする。アジェンダが明確であれば、参加者は自分の意見や提案を準備することができ、会議の場で単なる読み上げをしたり、持ち帰って検討、みたいな時間を回避できる。アジェンダの有無に関わらず無能魔法「ほぼ全て持ち帰って検討します」の使い手はかなり多いが、これは別の機会にまとめる。

具体的には、以下のようなメリットが得られる。

• 会議の目的を明確にする：アジェンダには、会議の目的やゴール、期待値などが記載されている。これにより、参加者は会議に臨む際に、何を達成するべきかを理解できる。世間話じゃなし、これがない会議は終わっている。
• 会議自体の方向性を示す：アジェンダには、会議の流れや順序、時間配分などが記載されている。有能にとって時間管理は絶対だ。会議時間はテコ入れしない限り、予約した時間が終わるまで膨らむ。
• 会議の準備を促す：アジェンダに、会議で必要となる資料やデータ、事前調査などが記載されていると最強だ。これにより、参加者は会議に必要な情報を事前に入手し、自分の意見や提案を準備できる。これは有能な組織でないとかなり推奨できる方法だ。別の記事で紹介出来ればと思う。
• 会議の参加意欲を高める：アジェンダを事前に見ることで、参加者は会議に対する関心や興味に合わせ、参加者の最適化を図れる。

口頭進行の問題点

「今日のアジェンダはっ・・・ないんかい！」

次にアジェンダの有無は置いといて、口頭でのみ進行することの無能さをまとめる。口頭進行されると参加者はアジェンダの内容を把握出来きれない。ミーティングでは、画面共有機能を活用してアジェンダや資料を見せることで効率を大幅に上昇させられる。

目的から逸脱した時に軌道に戻せるのもよい。アジェンダを根拠に突きつけて「必要であれば機会を分けて話しましょう」が使用できる。アジェンダがなければ、無能魔法「脱輪」を止められない。アジェンダが見えてるところにないから指摘が効かなくなる。大人数を巻き込んだ脱輪は、生産性を大幅に低下させる。口頭で会議進行する人間は、脱輪はもちろん、自分の思いつきや感情に基づいて会議を進める傾向がある。更に進行者の立場を悪用して参加者の意見を聞き入れないことも多い。

これでは、有能な参加者の信頼や尊敬を失う。具体的には、以下のような問題点があるよ。

• 会議の目的が不明確になる：口頭進行すると、会議の目的やゴール、期待値などを事前に共有せず、会議中に適当に決めることまである。何が決まっていたことなのか、何が今考えたことなのか、会議時間が進むほど分からなくなる。これにより、参加者は会議に臨む際に、何を達成するべきかを理解できず、混乱する。
• 会議の方向性がブレる：口頭進行すると、会議の流れや順序、時間配分などを事前に共有せず、会議中に司会者の都合で変更されることがある。これにより、参加者は会議の進行についていけず、混乱する。
• 会議の準備ができない：口頭進行する人は、会議で必要となる資料やデータ、事前調査などを当然のように共有せず、会議中に突然共有や要求する。これにより、参加者は会議に必要な情報を事前に入手できず、不当に司会者や事前にデータを持つものに有利な会議となる。
• 会議の参加意欲が低下する：口頭進行は、会議で議論されるトピックが、会議中の発言者らの興味に合わせて変えられてしまう。参加者の中で、結果的に会議に参加した意味がわからない内容だった。となりかねない。そのような人間が開催する会議に対しては、関心や興味を失い、消極的になっていく。信頼貯金が減っていくんだ。

効率的な会議のために

「アジャパー。こちら黒電話工業株式会社です。」

ZOOMやMicrosoft Teamsなどのツールは、効率的な会議をサポートする設計がなされている。ツールの設定を眺めるだけでもわかってくるんだ。資料を共有すれば最も大きく表示されるし、発言の頻度によって参加者の並びも変わるだろう。誰が有象無象の顔色を確認できるだろうか。ビデオ会議ツールのデフォルト設定がなぜそうなっているか考えれば世界基準の効率の良いミーティングが何なのか、ある程度は感じられるよ。一回見てみて。

これらのツールに搭載されている機能は、ちゃんと知って、ちゃんと使えばかなり効率的になるんだ。使わなければコロナ前の周回遅れビデオ電話会議をやっているのと変わらない。頼むから変化を受け入れてくれ！

アジェンダがなくても許されるパターン

「これを解決したら売上2倍になるかもしれないぞ！」

会議中に新たに生まれた重要な課題があれば、当然ながら優先して議論しても良い。しかし、優先要否の判断のさじ加減として、やはりアジェンダを表示しとくべきだ。許されるのは新たな課題だけであって、ベースとしてのアジェンダはやっぱり、予め、かつ特段の資料がないときは常に、表示しておくべきなんだ。

終わりに

会議のアジェンダを共有しない発言者の行為は、効率的な会議の妨げとなる。
アジェンダの共有は、参加者が会議に積極的に参加し、生産的な議論を行うための基本的なエチケットだ。リモートワークが普及する現在は尚更その意義が高まっている。基本を見直し、効率的な会議を目指すべきだ！