【下準備の手法】成果発表は5つのステップで全てうまくいく！

前回は、成果発表において下準備がものを言う理由をまとめたよ。理由がわかったところで、成果発表の下準備を実際に進める手法を確認していこう！

ども！過酷なパワハラ環境から自力で脱出した脱獄リーマンこと高岡遥也です！

成果発表の下準備の手法は、5つのステップに分けて説明するとわかりやすいんだ。それぞれのステップについて、詳しく説明していくよ。

下準備の手法1：目的を明確にする

まず成果発表の目的を明確にする。インプットとアウトプットで整理しよう。

• インプット
  • 何を話すのか
  • 何を伝えたいのか
  • 何を求めたいのか
• アウトプット
  • 相手にどのようなアクションを取ってもらいたいか
  • どのような感情を持ってもらいたいか

これを挙げたら他の余計な情報はとりあえず捨てる。

何も分からない人に1つ具体的な方法を挙げるなら「SMARTER法」を使ってみると良い。

とんでもなく気合いの入ったプレゼンでは、「ストーリーテリング」も有効だ。ただこれはバックに膨大な努力があって初めて有効活用できる。

SMARTER法

SMART法とは、目標を具体的に設定するための手法だよ。Specific（具体的）、Measurable（測定可能）、Achievable（達成可能）、Relevant（関連性のある）、Time-bound（期限のある）の5つの基準に沿って目標を立てる。SMART法を活用することで、目標の評価基準が明確になり、モチベーションや成果を高めることができるんだ。

例えば、こんな感じ。下記はごく簡単にまとめているのだけど、ここから展開してTime-boundの項目ならばガントチャートなどのより具体的な期限設定に進んでいくことになる。

• Specific（具体的な）：戸建ての外壁に同化するアーティストの芸術作品の装飾サービス「Le Louvre pour vous」の提案書を作成し、社長にプレゼンテーションを行う。計画予算7億円のうち先行投資0.8億円による最大3作品の使用権獲得の実行了承をいただく。
• Measurable（測定可能な）：提案書の内容は、サービスのコンセプト、ターゲット市場、競合分析、費用対効果、収益予測などを含む。プレゼンテーションの時間は1時間以内とする。
• Achievable（達成可能な）：サービスのコンセプトは既に考案済みであり、実験家屋は取締役会でビデオ放映済。ターゲット市場や競合分析に関するデータも入手可能である。費用対効果や収益予測に関しては、過去の類似事例や市場調査を参考にする。プレゼンテーションのスキルも十分に備えている。
• Relavant（関連性のある）： 日本国内の少子高齢化、人口減少に伴う空き家問題を活用、実質マイナス賃金の状況下新築購入困難な所得層へリッチな住宅体験の提供
• Time-bound（期限のある） ：提案書の作成をx月c日まで。プレゼンはx月x日までに実施する。

成功する目標設定５つのポイント「SMARTの法則」とは？【フレームワーク解説／意味・具体的な使い方／ゴール設定】 | GLOBIS 知見録×学び放題

【具体例付き】SMARTの法則とは？メリットや目標設定のポイントを解説！ – OKRツールResily（リシリー）

ストーリーテリング

ストーリーテリングとは、物語を利用することで、自分の主張を相手により明確に伝えることができる手法だよ。物語だから、登場人物や背景、展開、結末などの要素が含んで話すんだ。ストーリーテリングを活用することで、相手のイメージや感情を惹きつけ、記憶に残る内容にすることができるんだ。

ただ、内容の薄いプレゼンにストーリーテリングを使うと安っぽさが拭えないぞ。その場合、内容が空っぽであることを誤魔化そうとするキャラクターとして認定を受けてしまう。無能への1歩にならないよう中身が100点を超えていることを確実にすること。

ストーリーテリングとは？効果や活用事例、やり方を徹底解説 (digitalidentity.co.jp)

「心」を伝えるプレゼン技法。聞き手の感情を惹きつける『ストーリーテリング』7つのコツ – STUDY HACKER（スタディーハッカー）｜社会人の勉強法＆英語学習

下準備の手法2：相手を分析する

相手を分析する。相手を分析することで、自分の話を相手に合わせて調整する。下準備のメリットで紹介したが、今回の相手に手強い人がいるなら、下準備中に「シャドウボクシング」でKOしよう！

シャドウボクシングのように、自分が相手の立場になって考え、自分のメッセージがどのように受け取られるかを予測してカウンターまで考えておくんだ。これにより、自分のメッセージが相手にとってどのように感じられるか、どのように理解されるかを事前にある程度は予測することができるはずだ。自分のメッセージを最適化し、相手にとって最も効果的なものにするために非常に有用である。AIが発達してきたならば、これもシミュレーションができそうだが・・・現状は脳みそでやる。

なお、相手が少数なら個別対策、相手が大勢ならマス(多数派)対策またはキー(重要人物)対策だ。

下準備の手法3：内容を整理する

自分の話すべきポイントや順序を決める。目的、相手を決めてから内容を整理することで、説明の方法や順序は大きく変わってくる。相手の興味やレベルに合わせて、重要な部分や具体的な例を強調したり、不要な部分や難解な用語を省略したり説明したりする。

これは準備が重要な理由の方でも紹介したことなのだけど、
誰にでも使い回してる資料なのか、特注品に見えるのか、これだけでも相手が抱く信頼感は、大きく違うぞ。

重要な場面では、フレームワークを使って視覚的に表現することで、話の流れや構造を把握しやすくする事も出来るが、やや消費MP（疲れる）が多い諸刃の剣でもある。フレームワークは、情報を整理し、視覚的に表現するためのツール。これにより、話の流れや構造を把握しやすくなる。また、視覚的な表現は、相手が情報を理解しやすくするだけでなく、記憶に残りやすくする効果もあるぞ。

MECE・ロジックツリー・5W1H・マトリクスなどフレームワークは多数存在するけど、有名なものをざっと調べた上で「自分に合った」「相手にも理解しやすそう」なものを活用すれば良いよ。有名なフレームワークは見たことがある人も多いので、すんなり理解してもらいやすい。

下準備の手法4：資料を作成する

やっと、自分の成果物や仕事の資料を作成する。自分の話を補足するための文書やスライドやグラフなどを作る当たり前の作業。努力しない無能は、ここからいつも始めるぞ。

注意して欲しいのは話がメインであって資料は補助であることだ。資料が主役にならないように。長々プレゼンに文章を長々書いているおっさんから学んで欲しいことは多々あるが、これは別の機会に紹介したい。例えば、闇属性の初級魔法「パワポに書いてること自動再生ON」とかね。

右も左もわからない人は、「1スライドには、一言と画像1つ！」だけでも念頭に置いてくれい。

下準備の手法5：練習する

自分の話を実際に話してみるのも重要だ。相当に慣れるまではやってみないとテンポはわからない。自分の話のテンポやトーン、表現などを確認し、改善することができる。

• 時間を計って独り言
• 時間を計って他人に聞いてもらう
• 他人に都度つっこんでもらう

どの方法を使うかは、自分の慣れや環境に応じて変わるが、相当に慣れるまでは練習フェーズは必ずやった方がいい。

ここで特記しとくと、棒読みプレゼンは、自分が思っている以上に相手にとっては聞き苦しいものだ。棒読みからの脱却は誰しもが必要なはじめの一歩だよ。そのためにも、練習はしっかりやってほしいし、今回の仕事で一発で棒読み癖が解決しないとしても、「前より良くなった」といえるように工夫してみてほしい。

まとめ

以上、下準備の方法について説明したよ。下準備は時間と労力を必要とするけど、その価値は計り知れないんだ。ぜひ、これらの方法を試してみていただきたい！

それでは！