時間管理の面で要領の良い、仕事のできる人を含めても、僕の体感90パーセントの人において配慮が欠けている事がある。
60分の会議を、本当に60分やってしまうことだ！
これを実践するだけで上位10％未満の時間管理テクニックが身につく。ぜひ読んで欲しい。
- 時間管理に自信が無い人
- 誰も知らない時間管理テクが知りたい人
- 周囲のメンバーの職場環境を向上させたい人
ども！パワハラ環境から自力で脱出した脱出リーマンこと高岡陽也です！
60分の会議を、本当に60分やってしまうこと！
これは本当にいけてない行動なんだ。簡単に説明するね。
- 会議の開始時刻に遅れないのは当たり前
- 10時の会議に出るためには10時に出発してちゃいけない
- 前の会議が9時から10時05分まで掛かってしまったら？
なぜダメか気づいたかな？時間ぴったりまで会議が開催されると、移動時間が無いんだ。更に、会議を延長されたら目も当てられない。こんな時間管理があらゆる会社で本当に横行しているように思う。
では、会社に渦巻く謎の時間管理の甘さと、それを直す秘訣にせまってみよう！
なぜここだけ時間管理が甘い？60分の会議を60分やる事
今回は会議の開催者に向けての記事なんだけど、もちろん、参加者側もこれを知っていると組織全体の効率が大きくアップするよ。
会議の開催者は、設定した時間通りに会議を行ってはいけない！次の皆の移動時間まで考慮して、実際の会議時間を短めに設定する必要があるんだ。
一般的に会議を設定しようって言ったら30分、60分、90分あたりが多いのではなかろうか。つまりは30分刻みである。皆そうなので、2つ会議があれば、繋がってしまう可能性は高いよね。
30分刻みについてもツッコミどころがあるんだけど、それは別の機会で。今回触れておきたいのは「60分の会議を60分やるなよ」だからね。もちろん、設定時間に限った話ではなくタイムマネジメントの基本を思い直すための話をするから誰でも役に立つはず！
最強の時間管理！60分の会議を50分で終われ！
例えば60分と設定された会議の場合、実際には60分全てを会議に充てるべきではない。開始時刻に遅れないよう移動時間を確保する必要があるためだ。会議室までの距離が近くとも、設定時間通りに進めると次の移動に間に合わなくなること。なぜか忘れられているよね！従って60分の会議であれば、実際の進行は50分程度で打ち切るのが望ましい。
さて、議題が終わったので、次いでに雑談をしてもいいですか？最近、私太ってしまいまして…
ぽてこ、次の会議は別棟だよ。せっかくだから早めに切り上げてよう。歩きながらでも話してよ！
移動時間を考慮しよう
拠点が離れている参加メンバーがいる場合は、普通に移動時間を考慮してあげると思う。問題は事務所内、棟の中、だ。なぜか短距離だとワープできるかのようなスケジューリングがされてしまう。
201会議室(2階)で9時～10時の会議の次が、402会議室(4階)で10時〜11時の設定ときた。時間ぴったりにミーティングがある場合、ほら、3階から4階はワープしないと間に合わない。こんな感じで、移動にかかる時間が十分にない状況がしばしば発生する。この短距離の時間管理の甘さは、社会の謎だ。
会議室への移動には、エレベーター待ちや経路移動などを考慮すると、思いのほか時間を要するよね。ほんと、なんとかしてよね。
私の執務室、奥の奥だから会議室まで遠いのよね！
繰り返そう。開催者側は次の予定がある参加者の移動時間に配慮し、会議の終了時刻を10分ほど早めてみよう。ちなみに、参加者側も移動時間を念頭に会議進行のスピード感を促してくれるならば、ほとんどの60分いると言われている会議は50分で終われるよ。
実際に早めに切り上げてみる
具体的な切り上げの方法
実際にやれる人が、知っているだけの人かで、時間管理のスキルにも天地の差がある。開催者側としては、とにかく10時からの会議を10時50分で終える意識を持つ、これが第一歩かつ最重要だ。早く終わらす意識を持っていれば、参加者が議題と別の話を始めた時にも気が付きやすくなる。
次に、会議の事前通知でその旨宣言しておくとよい。「60分確保していますが、50分で終了することを考えています。」と会議設定時に書いたり、伝えたりするだけ。これで優秀な人なら配慮してくれ、味方が増えるよ。
さらに、スケジュール管理ツールにおいて、終了時刻を10時50分に敢えて設定しておくのもすごく有効だよ。(但し、目上の人が参加する会議は注意ね)
俺、次の会議ないし。10分前に終わらせても意味無いわ。
私は次の会議があるので、早く切り上げられるなら助かる！
私は次の会議がないから、10分早く終わらせる意味は無い？
「次に会議がないのに、50分で終わる必要があるのか」と疑問に思う人もいるかもしれない。開催者が全ての参加者の今後のスケジュールを把握するなんて無理だよね。だから一律で早く終わるんだ。だから、知らない間に周囲への配慮ができているような会議運営を心がけたい。そうした配慮はできる人からは感謝されるはずだよ。あと、最後に書くけど、早く終わることには副次的にも大きな価値が生むんだ。
ただし、お偉いさんに対しては考えを押し付けられない。そちらは心証が大事になるので、スケジュールは60分にしておいて、実際の会議自体を早く終わらせる方に全力をさく。この場合、これをオリコンで前後の行程をコントロールするのがこれまた時間管理だね。
参加者も時間管理を意識しよう
参加者側の意識も重要だよ。開催者に終了時刻への配慮がなくても、参加者のひとりひとりが50分で打ち切る意識を持てば、会議の方向性は好転していくはず。とは言え、一般に浸透している考えでは無いし、開催者側の意識変革がなければ根本的な改善は難しいことも事実。本当に時間が厳しい場合は事前に「業務の都合で10分前に退出します」と宣言くらいするしか対処法はないかもしれない。雰囲気改善を待つか、後の会議で調整することを選択せざるを得ない場面もあるね。
考え方を変えて「自分の開催時にはこうならないようにしよう！」と思うことにしよう。
会議時間は設定時間まで膨らむ
「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」ソフトウェア開発者のシリル・パーキンソン氏により提唱された有名な法則です。まさに「会議の時間は設定された時間の限界まで膨らむ」と言い換えられる。人は放置すれば効率よりも充実感を優先しがちになるんだ。能動的に切り上げなければ終われるものも終われなくなるんだ。
僕は、結論が早く出たなら「では、早いですが終わります。個々人でご質問がありましたら、ぜひチャット等でご連絡お待ちしています。」と終わらせているよ。あなたも一緒にバシッと会議を切ってみませんか！
よし、本日の定例会議を始めるぞ。1時間の予定だ。
(50分後)
うむうむ、これで会議の半分終わったな。あと20分くらいで終わると思うので、お付き合いよろしく。
いや、時間オーバーやがな。
終わりに
このテクニックは、やっている人が本当に少ないけど効果は絶大なんだ。
副次的な効果もあって、次の会議が特にない時でも、時間が10分ずつ空いてくる。単純に、こなせる業務量が増えてくるんだ。1日3回会議がある日なら、なんと30分も変わる。
更に、会議時間をオーバーする可能性も明らかに少なくなり、あなたの開催する会議に対して、周りの人からの信頼感や安心感が増すよ。
人に唯一平等に与えられた資源が時間とよく言われるけど、その時間を有効に使うかは知識やセンスがものを言うね。
ぜひ、普通の人より1歩進んだ時間管理を手に入れよう！会議を早く終わらせて、効率と信頼を手に入れていこう！
時間管理術を心得てない人のエピソードも見てね😭
30代半ばのサラリーマンです！入社早々から4-5年は、周囲の上司や先輩に酷く追い詰められた経験あり。早朝深夜残業サービス当たり前。今ではそんなしょうもない類の人達を努力で出し抜いて成績優秀者として報奨を得たり役職者になる事ができました。自由に、楽しく、家族第一、それでも活躍できるサラリーマンを日々目指しています。苦しみ悩む社会人を応援するためにブログ発信を決意。
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